BR-101. Palhoça/SC

Modernizar as rotinas administrativas de uma prefeitura nem sempre é um processo rápido de ser feito. A busca pela modernização pode (e deve) ser uma bandeira levantada pelas administrações que desejam aliar economia e eficiência na gestão. A partir do uso de soluções sustentáveis e escaláveis, é possível inserir tecnologia em cidades dos mais diferentes portes.

Este foi o caso da cidade catarinense de Palhoça, localizada na região da Grande Florianópolis. Com uma população estimada em 164 mil habitantes (considerada uma cidade de grande porte, segundo o IBGE), possui belíssimas praias - procuradas por turistas brasileiros e estrangeiros - mas também despontou nos últimos anos como um município em crescimento constante. Em 2017, por exemplo, Palhoça foi a campeã de crescimento no estado, registrando um acréscimo 15,2% de novas empresas instaladas.

Acompanhando o avanço da cidade como um todo, a Prefeitura de Palhoça também decidiu inovar e incorporou às rotinas administrativas uma comunicação mais transparente e ágil. Em 2015 adotou a Plataforma 1Doc, tanto para a comunicação entre setores da Prefeitura quanto para atendimento ao cidadão - por meio do módulo Ouvidoria.

O resultado? Uma economia expressiva (que ultrapassa R$500 mil), mais de 740 mil documentos eletrônicos gerados e milhares de pessoas atendidas. Os números foram, inclusive, destaque na imprensa local, que salientou a economia atrelada ao uso da Plataforma.

168.259
habitantes

Grande Porte
segundo IBGE

cliente 1Doc desde
2015

Cristina Schwinden - Secretária de Administração de Palhoça

O primeiro passo para a inovação

A decisão por contratar a plataforma 1Doc veio da Secretaria de Administração da Prefeitura, a partir de durante uma apresentação feita aos secretários de administração de toda a Grande Florianópolis.

Por suas características únicas na gestão dos processos públicos, a cidade procurava uma solução que pudesse tornar o dia a dia mais eficiente e não exigisse uma remodulação das rotinas aos quais os servidores já estavam habituados.

A viabilização do projeto iniciou na Administração e teve o apoio da Diretoria de Informática e alcançou toda a entidade - incluindo as áreas de educação, saúde e outras autarquias do município.

Para a secretária de administração do município, Cristina Schwinden, mais que otimizar as rotinas administrativas e a comunicação interna, a Plataforma 1Doc se tornou uma aliada do servidor, respaldando suas ações e garantindo a segurança dos documentos tramitados.

Implantação e Treinamentos

Com mais de 1100 usuários, a plataforma 1Doc teve larga adesão entre os servidores da Prefeitura de Palhoça. Foram quatro dias com capacitações focadas em comunicação organizacional e atendimento à população. Todos os setores do órgão atualmente se comunicam na mesma plataforma, gerenciando os documentos e as demandas do dia a dia.

Os módulos de Comunicação Interna (Memorandos, CI's e Circulares) e Ouvidoria são os utilizados na administração da cidade.

Antes da 1Doc

• Comunicação entre servidores feita, geralmente, de maneira informal ou por meio de documentos que eram perdidos em meio a pilhas de papéis que se acumulavam nas mesas dos servidores.
• Dificuldades no acesso às informações relacionadas ao andamento de processos e demandas, bem como no acompanhamento dos mesmos.
• Gastos com impressão e papel para realizar a comunicação interna e atendimentos à população.
• Vulnerabilidade dos documentos tramitados.  

Depois da 1Doc

• Simplificação das pequenas rotinas, garantindo mais agilidade na tomada de decisão.
• Redução de tempo nos processos e nos ruídos de comunicação interna.
• Maior taxa de engajamento dos servidores.
• Redução significativa de papéis e, consequente, economia com esses insumos.

740.000

documentos
oficiais
emitidos

1187

usuários

R$ 500.000,00

Potencial de
economia

30.386

pessoas
atendidas