Estudo de Caso: Prefeitura de Itapema/SC
Como a cidade centralizou todos os seus atendimentos e unificou a comunicação, gerando economia e eficiência.
Ao longo dos anos, a cidade catarinense de Itapema percebeu um crescimento exponencial . Isso se deu, principalmente, ao desenvolvimento imobiliário da região. O município se tornou um destino procurado por turistas de todo o País - anônimos e famosos -, além de receber um grande número de visitantes vindos do exterior.
Com uma população estimada de 61.187 habitantes (para 2017, segundo IBGE) e com um dos IDH’s mais altos do Brasil, Itapema percebeu que os avanços deveriam estar presentes em todos os âmbitos - inclusive, na administração municipal.
Percebendo os avanços conquistados pela cidade como um todo, a administração municipal não quis ficar de fora, e resolveu investir em tecnologias que beneficiassem o cidadão e reduzissem custos. Nessa busca encontraram na Plataforma 1Doc uma aliada para tornar os processos administrativos mais transparentes e próximos ao cidadão.
Após a implantação da tecnologia, realizada em 2015, a Prefeitura de Itapema registra mais de 750 mil documentos digitais e um potencial de economia de mais de R$160 mil.
61.187
habitantes
Médio Porte
segundo IBGE
Cliente 1Doc desde
2015

Tiago José Alexandre
O ponta pé inicial para a modernização
Estar conectado às novas formas de comunicação e buscar soluções rápidas e assertivas foram pontos fundamentais para a 1Doc promover, juntamente com o então secretário de administração, Tiago José Alexandre, uma nova forma de agilizar e organizar os processos da Prefeitura.
A modernização se fez presente no dia a dia da Entidade. Prova disso é o aviso encontrado na recepção do setor de protocolo da Prefeitura: “Evite filas, use o sistema de Protocolo Web 1Doc”.
"A plataforma 1Doc deixa muito mais prática a tarefa de estar conectado com a população, economizar e entender as nuances da gestão pública", ressalta Tiago.
Conforme o então secretário, graças à Plataforma foi possível estabelecer uma comunicação mais efetiva e transparente. Os arquivos antigos deram espaço aos documentos digitais e a perda de documentos foi eliminada. Além das vantagens trazidas aos servidores, a aproximação com os munícipes foi outro benefício percebido pela administração. A implantação da Plataforma 1Doc também contou com todo o apoio da diretoria de informática.

Jéferson (1Doc) e Secretário de Administração Tiago durante implantação do sistema.
Processo de descoberta,
experimentação e comprovação de resultados
Itapema procurava um sistema que respondesse a todas as necessidades da Prefeitura - do protocolo central à comunicação entre os servidores. Por essa razão, inúmeras personalizações no sistema da 1Doc foram feitas para atender assertivamente às demandas da Prefeitura. Foram três dias de implantação e algumas reuniões de consultoria para arredondar o sistema e deixá-lo completamente acessível a todos.
Porém, como toda a mudança - mesmo que para melhor - é necessário entender se os envolvidos se adaptariam. Foram três meses de trial para colher feedbacks e fechar o software para disponibilizar a versão final. Com o entendimento que a 1Doc era a ferramenta correta para as necessidades da Prefeitura, foi feita a licitação para contratar o 1Doc como sistema de comunicação oficial do órgão.
Antes da
1Doc
- Sistemas utilizados separadamente, sem integração e otimização das rotinas.
- Informação que não se cruzavam e que, muitas vezes, geravam retrabalho (sendo necessários registros dos pedidos no papel e no sistema até então utilizado).
- Dificuldade para resgatar informações internas ou pedidos.
- Gastos com impressão e papel.
Depois da 1Doc
- Migração de mais de 340 mil documentos de sistemas anteriores, agora unificados na 1Doc.
- Padronização da comunicação interna.
- Georreferenciamento das demandas via Ouvidoria feitas anterior à implementação do 1Doc.
- Minimização da tramitação de papel.
- Redução de custos com impressão
751.854
documentos
oficiais
emitidos
309
usuários
R$ 161.602,09
Potencial de
economia
49.161
atendimentos
realizados
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