Ao longo dos anos, a cidade catarinense de Itapema percebeu um crescimento exponencial . Isso se deu, principalmente, ao desenvolvimento imobiliário da região. O município se tornou um destino procurado por turistas de todo o País - anônimos e famosos -, além de receber um grande número de visitantes vindos do exterior.

Com uma população estimada de 61.187 habitantes (para 2017, segundo IBGE) e com um dos IDH’s mais altos do Brasil, Itapema percebeu que os avanços deveriam estar presentes em todos os âmbitos - inclusive, na administração municipal.

Percebendo os avanços conquistados pela cidade como um todo, a administração municipal não quis ficar de fora, e resolveu investir em tecnologias que beneficiassem o cidadão e reduzissem custos. Nessa busca encontraram na Plataforma 1Doc uma aliada para tornar os processos administrativos mais transparentes e próximos ao cidadão.

 

Após a implantação da tecnologia, realizada em 2015, a Prefeitura de Itapema registra mais de 750 mil documentos digitais e um potencial de economia de mais de R$160 mil.

61.187
habitantes

 Médio Porte
segundo IBGE

 Cliente 1Doc desde
2015

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O ponta pé inicial para a modernização

Estar conectado às novas formas de comunicação e buscar soluções rápidas e assertivas foram pontos fundamentais para a 1Doc promover, juntamente com o então secretário de administração, Tiago José Alexandre, uma nova forma de agilizar e organizar os processos da Prefeitura.

A modernização se fez presente no dia a dia da Entidade. Prova disso é o aviso encontrado na recepção do setor de protocolo da Prefeitura: “Evite filas, use o sistema de Protocolo Web 1Doc”.

"A plataforma 1Doc deixa muito mais prática a tarefa de estar conectado com a população, economizar e entender as nuances da gestão pública", ressalta Tiago.

Conforme o então secretário, graças à Plataforma foi possível estabelecer uma comunicação mais efetiva e transparente. Os arquivos antigos deram espaço aos documentos digitais e a perda de documentos foi eliminada.  Além das vantagens trazidas aos servidores, a aproximação com os munícipes foi outro benefício percebido pela administração. A implantação da Plataforma 1Doc também contou com todo o apoio da diretoria de informática.

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Processo de descoberta,
experimentação e comprovação de resultados

Itapema procurava um sistema que respondesse a todas as necessidades da Prefeitura - do protocolo central à comunicação entre os servidores. Por essa razão, inúmeras personalizações no sistema da 1Doc foram feitas para atender assertivamente às demandas da Prefeitura. Foram três dias de implantação e algumas reuniões de consultoria para arredondar o sistema e deixá-lo completamente acessível a todos.

Porém, como toda a mudança - mesmo que para melhor - é necessário entender se os envolvidos se adaptariam. Foram três meses de trial para colher feedbacks e fechar o software para disponibilizar a versão final. Com o entendimento que a 1Doc era a ferramenta correta para as necessidades da Prefeitura, foi feita a licitação para contratar o 1Doc como sistema de comunicação oficial do órgão.

 

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Antes da
1Doc

• Sistemas utilizados separadamente, sem integração e otimização das rotinas.
• Informação que não se cruzavam e que, muitas vezes, geravam retrabalho (sendo necessários registros dos pedidos no papel e no sistema até então utilizado).
• Dificuldade para resgatar informações internas ou pedidos.
• Gastos com impressão e papel.

Depois da 1Doc

• Migração de mais de 340 mil documentos de sistemas anteriores, agora unificados na 1Doc.
• Padronização da comunicação interna.
• Georreferenciamento das demandas via Ouvidoria feitas anterior à implementação do 1Doc.
• Minimização da tramitação de papel.
• Redução de custos com impressão

751.854

documentos
oficiais
emitidos

309

usuários

R$ 161.602,09

Potencial de
economia

49.161

atendimentos
realizados