Como unificar os processos da empresa, ter transparência na comunicação e aposentar o e-mail aos poucos

Ser resistente à mudança é normal, mesmo que comprovadamente, ela traga uma série de benefícios. É um sentimento normal do ser humano e necessita-se de coragem para encarar os desafios. Mas tudo é recompensado quando as coisas se acertam e vão para seus devidos lugares. Quando se fala em comunicação digital corporativa, o e-mail é uma […]

Publicado em | Organização

Processos fluídos e funcionais é o que toda Organização procura

Processos fluídos e funcionais é o que toda Organização procura

Ser resistente à mudança é normal, mesmo que comprovadamente, ela traga uma série de benefícios. É um sentimento normal do ser humano e necessita-se de coragem para encarar os desafios. Mas tudo é recompensado quando as coisas se acertam e vão para seus devidos lugares.

Quando se fala em comunicação digital corporativa, o e-mail é uma das primeiras coisas que vem em mente, pois é um processo antigo, consolidado e muito simples, que envolve um remetente, um destinatário singular ou um grupo, onde a informação tende a chegar de forma certeira. Com as novas tecnologias, como aplicações de comunicação específicas, notificações on demand e mensageiros instantâneos, o e-mail tende a ficar em segundo plano.

Problemática

O problema deste método de comunicação é a gerência e o controle a médio e longo prazo, em muitas organizações, usa-se e-mail para tudo, inclusive internamente. Processos delicados e repetitivos são controlados enviando informações entre colaboradores. Aqui estão algumas desvantagens:

  • É difícil resgatar uma informação importante após muitas interações, não se sabe certamente quem recebeu o quê, se está ciente. O famoso “Fwd: Fwd: Fwd:”;
  • Muitas vezes, é necessário “cobrar retorno”, reenviar a informação, perguntando se a pessoa recebeu, leu e está ciente;
  • Sem um controle especial, quando um colaborador sai da empresa e sua caixa de e-mail é desligada, algum arquivo importante para o setor ou célula que a pessoa trabalha, pode ficar isolado e de difícil acesso;
  • Criar arquivos localmente, enviar para os responsáveis e alterar conforme feedback. Hoje tudo poderia ser feito online, com colaboração;
  • Quando se envolve colaboradores internos e pessoas externas, não se tem transparência no processo: De onde surgiu a demanda? Quem já leu? O que precisa ser resolvido?
  • O e-mail é uma comunicação pessoal e muitas vezes todo o setor deveria estar automaticamente envolvido e ciente das demandas.

O problema se agrava com pessoas que tendem a não “arquivar” o que já está resolvido, ficando com milhares de registros na caixa de entrada e muitas vezes, perdendo oportunidades importantes pela informação estar escondida e misturada.

Com o avanço da tecnologia e das integrações, ficou mais fácil padronizar a comunicação e deixar os processos das organizações seguros, confiáveis e transparentes. O e-mail deve continuar sendo usado como notificação, bem como SMS e push notification, pois é um meio efetivo de chegar até as pessoas, mas deve ser evitado para processos consolidados, como solicitação de tarefas, avisos internos, endomarketing, envio de propostas e atendimento ao público. Tais processos necessitam de cuidados especiais e principalmente, de feedback acerca dos resultados para sempre ir em direção à melhora contínua.

Sistemas Intranet

Uma boa alternativa é ter um sistema Intranet bem consolidado e de acordo com a realidade da empresa. Porém, devido às especificidades de cada negócio, torna-se cada vez mais difícil encontrar algo que sirva como uma “luva”, então o caminho, muitas vezes é criar sistemas próprios ou fazer grandes adaptações para ter a certeza de que irá funcionar bem. Porém muitas vezes este processo é demorado e oneroso.

Outra dificuldade é a curva de aprendizado. A grande maioria dos softwares Intranet e de Gerência de Tarefas se distanciam muito da navegabilidade e facilidade de uso que as pessoas estão acostumadas, gastando assim, tempo e recursos para implantação e consolidação da ferramenta.

Sugestão prática

Conhecer a própria estrutura é vital

Conhecer a própria estrutura é vital

Toda empresa tem suas particularidades, tanto em processo quanto em comunicação. Por isso as ferramentas e softwares a serem utilizadas devem possibilitar o máximo de personalização, de modo ao sistema se encaixar na realidade atual da entidade e não o contrário. Deve-se evitar o gasto excessivo com a compra de soluções sem antes fazer um teste prático e comprovar sua eficiência. É neste ponto que os softwares SaaS mostram suas vantagens: não requerem investimento grande inicial e o serviço continuado mensal mostra-se o melhor custo/benefício.

Conhecer bem a própria estrutura é outro ponto chave, o organograma é a chave de funcionamento das organizações, por meio dele é possível saber quem é responsável pelo quê, por onde a informação entra, trafega e por onde ela retorna, seja internamente, para um cliente ou fornecedor. Esta troca de informações pode ter caráter informativo (aviso) ou de solicitação (requerendo algo).

Neste sentido, vários processos organizacionais, tais como: Circulares, Chamados, Propostas comerciais, Atendimento – SAC/Ouvidoria, Memorandos, Ofícios, podem ser facilmente controlados com o 1Doc e com total transparência, recibo de leitura e recebimento. 1Doc é um framework para montagem de processos personalizados de comunicação, gestão de arquivos, documentos e atendimento, possuindo canais de notificação eficazes e transparentes.

O ponto chave é utilizar a estrutura sólida da Organização para montar a lógica de funcionamento dos processos, adicionando qualquer campo personalizado e envolvendo qualquer tipo de workflow: onde inicia? por quem passa? quem deve ser avisado e por qual canal? Essas são as perguntas base para migrar qualquer processo para este novo framework.

Resultados

A medida que as informação vão sendo trocadas, índices de Eficiência, Engajamento e Qualidade vão sendo gerados automaticamente: um indicador de 0 a 100%. Tudo que é resolvido, seja atendimento externo, memorando, tarefa, proposta, é considerado como uma conquista. Diretores e executivos mais acima no Organograma podem facilmente identificar onde as demandas não estão sendo resolvidas e direcionar mais recursos, tanto em pessoal quanto em verba, para melhorar a situação.

Neste sentido, pode-se alcançar bons resultados e o processo de implantação não precisa ser penoso e demorado. Que tal conhecer um pouco mais do 1Doc e como ele poderia se encaixar em sua organização?


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