Estudo de caso: Prefeitura de São Sepé/RS

Como a Prefeitura melhorou o atendimento e deu mais segurança aos documentos.




Atualizado pela última vez em 15.02.2018 | Cases, Pequeno Porte

Localizada na região Central do Rio Grande do Sul, São Sepé é uma cidade relativamente pequena se comparada à Santa Maria. Recheada de histórias a cidade é o berço de personagens históricos muito fortes para a cultura gaúcha, como o Sepé Tiaraju - índio guerreiro que deu nome a cidade. Porém, nem só fatos históricos vivem os sepenses. A cidade também é  reconhecida pela suas ações inovadoras na gestão pública.

Prefeitura-Sao-Sepe

São Sepé aparece entre as três melhores notas do país em avaliação sobre transparência.

Com pouco mais de 24 mil habitantes e tendo a base da sua economia no setor de agricultura, São Sepé é considerada como uma cidade de Porte Pequeno II pelo IBGE, ficando distante 265 Km de Porto Alegre. Faz parte da microrregião geográfica de Santa Maria que compreende, além de São Sepé, os municípios de Cacequi, Dilermando de Aguiar, Itaara, Jaguari, Mata, Nova Esperança do Sul, Santa Maria, São Martinho da Serra, São Pedro do Sul, São Vicente do Sul, Toropi e Vila Nova do Sul.

24.403
habitantes

Pequeno Porte II
segundo IBGE

Cliente 1Doc desde
2015

Diretoria de Informática

A busca por ferramentas que fomentassem a inovação sempre esteve presente no dia a dia da Prefeitura de São Sepé. E foi essa veia de inovação pulsante nos gestores e servidores o ponto de partida para o contato entre José Carlos Roso, gestor de TI da Prefeitura, e a empresa 1Doc. Com a necessidade de implementar uma solução que contribuísse para a comunicação interna e externa do órgão, o foco era encontrar uma plataforma que acompanhasse a capacidade de resolução e o senso de praticidade indiscutível de José e dos servidores da Prefeitura. A versatilidade da ferramenta  também foi fundamental, já que somente a Prefeitura conta com aproximadamente 450 servidores públicos.

jose-carlos-rosso

José Carlos Rosso - Diretor de Informática

"O entendimento de que há sempre uma oportunidade de melhoria é o primeiro passo para, efetivamente, melhorar os serviços prestados - seja de forma interna ou externa."

José Carlos Rosso Prefeitura de São Sepé/RS

Como a inovação iniciou?

A contratação e implantação do 1Doc mobilizou os servidores públicos de todas as secretarias. Nem mesmo o frio matinal (típico da região gaúcha) espantou os servidores, que compareceram em peso no treinamento realizado.  Na oportunidade foi possível perceber a simplificação de rotinas a partir do uso da plataforma. Atualmente, a Prefeitura de São Sepé possui indicadores expressivos e se destaca entre os clientes 1Doc. Os módulos adotados pela administração e expostos no treinamento foram: 

  • Comunicação Interna (memorandos, CI's e circulares);
  • Controle de atendimento / Protocolo e processos administrativos;
  • Ouvidoria e comunicação com o cidadão.

Antes da
1Doc

A profissionalização da gestão pública sempre foi uma das principais preocupações do atual prefeito, Leocarlos Gazzoni Girardello. Embora as melhorias fossem contínuas, algumas vezes, aconteciam gargalos relacionados à falta de ferramentas de análise e controle das demandas.

Em São Sepé, a Prefeitura não tinha a informação clara sobre onde estariam os gargalos que eventualmente estavam prejudicando o atendimento ao público e, por consequência, o andamento dos processos internos.

Depois da 1Doc

  • Após utilizarem a ferramenta por alguns meses, houve uma percepção e autoconhecimento da organização, pois cada assunto começou a ser resolvido inteiramente na área competente, e de maneira mais organizada.
  • Houve também uma realocação dos servidores, o que incidiu diretamente no aumento da eficiência. Quando a Prefeitura começou a utilizar a plataforma, a avaliação da qualidade de atendimento - que antes não tinha métricas claras -  passou a ser coletada. 
  • Os gestores conseguiram identificar que os setores de Protocolo e Ouvidoria eram os pontos principais a serem estruturados para melhorar o atendimento à população.
  • Além de economizar com papéis, impressões, tintas, carimbos e tempo entre enviar e reenviar solicitações e resolver processos, a Prefeitura entrega qualidade no atendimento ao cidadão. Dessa forma, é possível organizar as contas públicas e potencializar a economia. 

89.828

documentos
oficiais emitidos

141

usuários

R$ 40.877,62

Potencial de
economia

5.734

pessoas atendidas


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