Estudo de caso: Prefeitura de Bombinhas/SC

Como a cidade turística de pequeno porte melhorou seus processos de atendimento e comunicação interna.

Antes mesmo da colonização açoriana e portuguesa, tribos indígenas (na maioria tupis) remontam as bases da cidade de Bombinhas no Estado de Santa Catarina. Sítios arqueológicos, sambaquis e escrituras rupestres validam a presença dos primeiros moradores da região. Localizada a 70km da capital catarinense, o menor município do Estado (com apenas 35,9km²) tem nas belezas naturais de suas 32 praias catalogadas sua característica principal. Sido emancipada em 1992 (desmembrada de Porto Belo/SC), situa-se na mesorregião do Vale do Itajaí e microrregião Itajaí.

Bombinhas atualmente possui uma população estimada em 18.623 pessoas e um Produto Interno Bruto por morador (PIB per capita) de 29.124,58 em 2015. A partir de uma gestão jovem, vem investindo em tecnologia e inovação para acompanhar as evoluções, que impactam diretamente as rotinas dos servidores e munícipes. Fortalecendo-se como um dos principais destinos turísticos do litoral catarinense, a cidade tem sido capaz de manter um IDH (Índice de Desenvolvimento Humano) considerado elevado (0,78 em 2010). A cidade apresenta alta taxa de desenvolvimento social e uma economia crescente, potencializada pelo principalmente pelo turismo.

Gestão Municipal

Ana Paula - Prefeita de Bombinhas

Com a crescente demanda turística e econômica, que alcança seu pico entre os meses de dezembro e fevereiro - quando a cidade recebe um número de pessoas que pode alcançar até 20 vezes o tamanho de sua população de moradores - a administração busca inovação constante. Mesmo com uma equipe enxuta e recursos limitados, o objetivo é encontrar alternativas para investimentos assertivos e direcionados ao bem-estar da população e aumento da performance dos servidores.

Na busca por resultados e mais transparência pública, a então prefeita Ana Paula da Silva encontrou na 1Doc uma solução viável do ponto de vista de investimento e, principalmente, de adequação às demandas da gestão instituída.

"Conhecemos a solução da 1Doc em um evento da Associação dos Municípios da Foz do Rio Itajaí e pudemos claramente entender que o impacto seria muito positivo. No outro dia já estávamos em tratativas para implantação", comenta Ana Paula.

Como se iniciou o processo?

Um dia após a apresentação da plataforma 1Doc , feito para os prefeitos da região na AMFRI - Associação dos Municípios da Foz do Rio Itajaí, a prefeita Ana Paula sinalizou seu forte interesse em implementar a metodologia e colocar o sistema para rodar.

Uma das grandes viabilizadoras da inovação tecnológica na cidade foi Luisa Callegaro, controladora geral do município. Coube a ela implementar e mostrar, na prática, que os processos e rotinas diárias poderiam ficar mais simples e sustentáveis. Ainda que com certa resistência inicial de servidores mais distantes das inovações tecnológicas, a mudança foi muito bem recebida por todos. Em apenas uma manhã, vários servidores da Prefeitura foram treinados para seguir a metodologia 1Doc. As principais rotinas impactadas foram as relacionadas ao atendimento ao público (por meio da Ouvidoria e Comunicação Interna) e a gestão de documentos.

Não são poucas as dificuldades enfrentadas por prefeituras de pequeno porte. A escassez de recursos se faz presente diariamente e a falta de ferramentas para gerenciar demandas que necessitam de transparência e assertividade também. Em Bombinhas o cenário não era diferente e, entre as questões que se levantavam pré-implantação da 1Doc, estavam:

falta de uma maneira simples e unificada para atender os cidadãos;
necessidade de atendimento presencial para resolver vários tipos de demandas;
necessidade de redação de memorandos e circulares em papel para a comunicação ser oficial entre os setores.