Como estruturar a comunicação interna em Prefeituras utilizando memorando eletrônico?

A importância da fluidez na resolução das demandas internas em prefeituras





Prefeituras e outras organizações municipais têm uma grande necessidade: tornar a sua comunicação interna eficiente. Na administração pública, as principais responsabilidade são prover saúde, educação e segurança. A comunicação interna serve como pilar para concretizar estes valores à população e não devem ser uma atividade trabalhosa de ser executada.

Para que isso seja possível, é preciso comunicar-se bem internamente a fim de resolver demandas tanto de cidadão quanto de empresas contribuintes.

Ferramenta online de comunicação - Memorando Eletrônico

Neste sentido, podemos dizer, então, que a comunicação interna é uma parte vital da gestão pública pelos seguintes motivos:

  • Um bom atendimento ao cidadão começa com uma boa comunicação interna;
  • Uma boa comunicação faz com que os servidores públicos conheçam uns aos outros, sabendo para onde encaminhar as demandas e ter seu problema resolvido;
  • A quantidade de informações transacionadas diariamente é enorme e não podem haver vazamentos e perdas ao longo do caminho;
  • Muitas das informações estão atreladas a prazo e precisam de um acompanhamento sistematizado;
  • Em uma prefeitura, ao contrário da comunicação privada, a comunicação interna tende a ser de dois tipos:
    • Ascendente e descendente: respeita o nível hierárquico, do topo para a base e vice-versa.
    • Lateral ou Horizontal: acontece entre pessoas, áreas e departamento de mesmo nível hierárquico;
    • Transversal: não respeita limites hierárquicos ou de setores e pode seguir em várias direções.

A forma de comunicação primária de um município é via memorando, ofício, circular e protocolo, formas que podem perder em eficiência se dependerem de papel, impressões, transporte e outros problemas durante a transação dessas informações.

Mas existem, hoje, ferramentas que permitem que todo o envio desses documentos sejam feitos online com rastreamento e recibos de leitura de quem já visualizou, dando mais confiabilidade ao processo.

O memorando eletrônico é uma forma otimizada de padronização da comunicação e também de gestão de tarefas e atividades do dia a dia.

Soluções tecnológicas, como a 1Doc, conectam diretamente os servidores públicos de diferentes setores, sem a necessidade de mudança na forma de trabalho. Mas para que isso seja possível, é necessário que toda a organização tenha uma mentalidade de melhoria nos processos, de modo a otimizar as atividades e manter apenas uma sequência de numeração.


3 exemplos de como a comunicação interna impacta o município

Uma boa comunicação interna é capaz de ter um grande impacto positivo em um município. Veja abaixo alguns exemplos:

  • Melhora os indicadores de resolução de problemas: uma plataforma de gestão pública focada na melhoria da comunicação interna é capaz de melhorar, e muito, os indicadores de resolução de problemas ao conseguir acompanhar cada demanda individualmente, manter um registro da cadeia de comunicação e enviar alertas sobre eventuais entraves e atrasos.  
    Vale dizer que, muitas vezes, estas demandas surgem a partir da ouvidoria online do município, mas que necessitam de um encaminhamento a fim de realmente solucionar a demanda, como pode ser o caso de um buraco na rua ou manutenção da iluminação pública.
  • Agiliza a comunicação interna: informações eletrônicas são transacionadas mais rapidamente do que via papel. Ao ter um sistema online para comunicação interna, toda esta transação se torna ainda mais rápida e eficiente.
    Além disso, ofícios e protocolos podem ser enviados diretamente para os destinatários, e até assinados online, sem necessidade de impressão em papel. Isso acaba gerando ainda mais economia para o município!
  • Moderniza a prefeitura: informação e tecnologia não são mais apenas tendências - são realidade tanto para empresas quanto para a gestão pública. Grandes metrópoles e cidades com mais de 500 mil habitantes já fazem esta transição há alguns anos, mas chegou o momento de prefeituras de menor porte se modernizarem e tornarem-se referência em gestão e comunicação eficientes.


Comunicação interna pública x privada: pode-se usar a mesma tecnologia?

A comunicação interna pública tem uma grande diferença em relação à privada: a necessidade de arquivamento de informações.

Enquanto muitas das informações e dos documentos do setor privado podem ser substituídos, atualizados ou digitalizados, muitas vezes este não é o caso do setor público. Muitos municípios ainda precisam investir grandes somas em armazenamento de documentos, e o ritmo de digitalização dos mesmos é bastante lento.

Sendo assim, uma plataforma de comunicação interna para o setor público precisa não somente transacionar informações rapidamente, como oficializar os trâmites através de assinatura eletrônica e manter uma cadeia de tramitação, mas também conseguir armazenar tudo isso de forma organizada.

É extremamente recomendado que nos dias de hoje, os documentos já nasçam de forma digital, desta forma não é necessário se preocupar e nem alocar recursos financeiros para posterior armazenamento ou digitação. É necessário que os gestores públicos brasileiros tenham essa visão: informação boa e útil ao governo é informação oficial e documentada.

Dessa forma, já em um curto prazo é possível notar fluidez na comunicação e redução de papel circulando, pois os documentos são predominantemente eletrônicos.


Servidores públicos são o segredo para o sucesso

De pouco adianta a mais avançada tecnologia se não houver colaboração e apoio dos servidores públicos, os profissionais que precisarão lidar com o solução diariamente. É fundamental que os servidores conheçam o Organograma da instituição de cima a baixo, e compreendam o papel de todos os setores, onde cada colega trabalha e qual sua função principal.

Exemplo de um organograma de Prefeitura

Desta forma, as solicitações e pedidos dos cidadãos tramitam de forma acertiva dentro da prefeitura muito rapidamente, sendo resolvidos em poucas horas. Isso sim é eficiência!

Sua prefeitura ainda não possui uma plataforma de comunicação interna eficiente? Converse com um de nossos especialistas!


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