Meus departamentos não se conversam: Quatro maneiras de melhorar a comunicação interna em Prefeituras

Aumente a produtividade promovendo mudança no mindset dos servidores públicos.





Uma boa comunicação interna é claramente refletida  na diminuição da burocracia  das rotinas do governo e na qualidade dos serviços prestados aos cidadãos. Ao investir nisso, é possível reduzir gastos com papel, acelerar o processo de tomada de decisão e ter um maior controle sobre o andamento de processos internos.

 

 

Mas como melhorar processos e fluxos de trabalho para que a gestão pública transpareça sua eficiência? Tente começar pelos quatro passos abaixo:

1. Promova reuniões curtas e com objetivos claros.

Pequenos encontros com 10 a 15 minutos de duração podem ajudar a melhorar a comunicação entre as áreas, proporcionando integração, troca de informações relevantes e promovendo intersetorialidade.  Outra boa ideia é reduzir o número de pessoas que participam em cada reunião, a fim de conseguir otimizar o tempo de todos. Divida, por exemplo, as demandas do seu setor em projetos e divida sua equipe entre eles.

2. Mude a cultura

É natural que, com o passar do tempo, a manutenção de processos de uma forma tradicional e “que funciona” gere a sensação de maior controle sobre demandas e pessoas. Dar o primeiro passo para mudar o modo como as coisas são feitas e decididas é uma forma poderosa de melhorar a comunicação interna. Muitas prefeituras já estão confrontando essa realidade por meio de sistemas de protocolos e gestão de documentos. Veja os cases de Prefeitura de Bombinhas (SC) e prefeitura de São Sepé (RS).

3. Use novas tecnologias

Elas estão alterando os padrões de relacionamento entre os setores. Utilize ferramentas de governo eletrônico para automatizar processos mecânicos e manuais. Dessa forma, sobrará mais tempo para os servidores se dedicarem a atividades mais estratégicas.  Tenha em mente que as ferramentas digitais não servem para mera digitalização de processos existentes e serão mais bem aproveitadas na melhoria dos processos internos, agilidade e aumento da transparência.

4. Aumente a produtividade

Promova mudança no mindset dos servidores públicos. Em função da diversidade e complexidade dos processos das instituições, o gerenciamento das mesmas só será eficiente se forem utilizadas metodologias que auxiliam na sistematização e agilidade de resolução dos processos.

Melhorar os processos e a comunicação em prefeituras exige atualizações no cotidiano dos setores. Pensando nessa transformação, boas práticas de comunicação interna são um produto direto da modernização e da modificação de processos tradicionais em digitais. Isso já é realidade em prefeituras de todas as regiões e está acessível para gestores públicos de todo o Brasil.


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