Dicas úteis ao responder um Memorando

Publicado em | Gestão Pública Estratégica, Smart Cities
Sistema eletrônico de comunicação

Sistema eletrônico de comunicação

Tão importante quanto enviar um memorando corretamente é responder, para isso listamos algumas dicas fundamentais que facilitam a comunicação:

1. Determine para quem você deve responder.

Muitas vezes um memorando chegará para você encaminhado, mesmo quando este não for o caso, você tem que estar atento a quem irá responder, sempre lembrando que toda interação dentro do documento, todos os setores serão avisados da sua resposta imediatamente.

2. Pense antes de responder apenas com um “obrigado” ou “ciente”.

Isso exige tempo adicional para abrir o memorando e ler algo já conhecido, a ferramenta já deixa claro quem leu o memorando, sendo desnecessário você avisar.

3. Certifique-se de incluir informações às quais você está respondendo.

Muitas setores recebem vários memorandos diariamente. Não responda apenas “Sim” – inclua todas as informações possíveis que embasem sua resposta. Evite fazer com que o remetente tenha que solicitar mais explicações.

4. Responda prontamente.

Se você precisar fazer uma pesquisa ou pensar um pouco antes de responder e resolver o memorando, ou se estiver ocupado demais, envie uma mensagem rápida permitindo que o remetente saiba qual o prazo de solução.

5. Seja proativo.

Ao responder o memorando, você pode poupar o tempo de todos ao antecipar quaisquer perguntas ou preocupações que sua resposta pode gerar. Aborde-as em sua resposta antes de alguém enviar um novo despacho fazendo tais questionamentos.

6. Sempre responda no mesmo memorando.

Nunca crie um novo memorando para responder, isso dificulta muito o fluxo de trabalho, a resposta sempre deve ser feita no documento de origem.


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  • Ovídio Mendonça Ferreira

    Todos podem responder as correspondências recebidas? Existe alguma restrição determinada pelo acesso? Não consigo criar um documento novo ou responder a um recebido. Será que existe algum bloqueio em função do meu acesso?





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