Estudo de Caso: Prefeitura de Palhoça

Atualizado pela última vez em | Cases: Prefeituras Inspiradoras, Soluções para Cidades

palhoça-sc-cidade

BR-101. Palhoça/SC

Com uma população estimada em 157 mil habitantes, Palhoça é atração no estado de Santa Catarina tanto por suas belas praias, quanto por seu reconhecimento em boas práticas na gestão pública.

Considerada de Grande Porte pelo IBGE e com um IDH de 0,757, a cidade localizada na Grande Florianópolis é considerada um destino comum entre turistas nacionais e internacionais, sendo o preferido dos Uruguaios e Argentinos na época do verão, momento em que a cidade praticamente dobra em população para atender a todos os visitantes. 

Com o turismo e a pesca como as bases da economia palhocense, a cidade possui um PIB per Capita de R$ 18.327,81, segundo pesquisa do IBGE em 2011.

A Prefeitura de Palhoça encontrou na plataforma 1Doc Governo uma forma de gerar economia, acabar com o papel e melhorar a comunicação interna, bem como atender melhor pela Ouvidoria.

157.833

habitantes

 

Grande Porte

segundo IBGE

 

cliente 1Doc desde

fevereiro/2015

Cristina Schwinden - Secretária de Administração de Palhoça

Cristina Schwinden - Secretária de Administração de Palhoça

Secretaria de Administração

Com uma secretaria jovem e muito bem articulada, Palhoça mostrou interesse na plataforma desde o primeiro contato, durante uma apresentação feita para secretários de Administração de toda a Grande Florianópolis.

Por suas características únicas na gestão dos processos públicos, a cidade procurava uma solução que pudesse tornar o dia a dia mais eficiente e não exigisse uma remodulação das rotinas aos quais os servidores já estivessem habituados. A 1Doc conseguiu proporcionar essa adaptação positiva, sendo hoje a cidade com maior número de usuários ativos na plataforma.

A viabilização do projeto iniciou na Administração e teve o apoio da Diretoria de Informática para alcançar toda a Entidade, incluindo Educação, Saúde e diversas autarquias do município.


Implantação e Treinamentos

Com mais de 600 usuários atualmente, a 1Doc teve larga adesão entre os servidores da Prefeitura de Palhoça. Foram quatro dias com capacitações focadas em comunicação organizacional e atendimento à população. Todos os setores do Órgão atualmente se comunicam na mesma plataforma, gerenciando os documentos e as demandas do dia a dia. Os módulos de:

Comunicação Interna (Memorandos, CI's e Circulares) e Ouvidoria

1Doc Sistema - Smartphone

Antes da
informatização

Quando pequenas rotinas são prejudicadas pela falta de tecnologia, é sinal de que é necessário - e possível - mudar. Semelhante a muitas prefeituras robustas, Palhoça tinha problemas simples mas que atrapalhavam a eficiência de servidores e gestores públicos, entre elas:

  • Ruídos na comunicação interna: As comunicações entre servidores geralmente eram feitas em corredores, sem a formalização da demanda ou através de documentos que constantemente se perdiam em meio a pilhas de papéis que se acumulavam nas mesas dos servidores. Com isso, não eram raras as vezes em que um circular tinha que ser repassado mais de uma vez para ter o "Recebido" de todos os envolvidos.

  • Dificuldades no acesso de informação clara sobre o andamento de processos e demandas, bem como no acompanhamento dos mesmos.

Resultados
alcançados

  • Simplificação das pequenas rotinas, garantindo mais agilidade na tomada de decisão.

  • Redução de tempo nos processos e nos ruídos de comunicação interna.

  • Maior taxa de engajamento dos servidores, pois agora eles entendem o quão fundamental são para o andamento dos serviços públicos.

  • Atualmente a 1Doc está tão enraizada na rotina diária dos servidores que é um hábito os servidores falarem "Envia um 1Doc", confirmando o uso completo e massivo da plataforma para resolução de problemas e demandas.

  • Redução significativa de papéis e, consequente economia com esses insumos, pois hoje toda a comunicação oficial é feita através da 1Doc, em um único fluxo - simples e eficaz.

Depoimentos de quem está usando

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"No 1Doc, conseguimos visualizar todo o andamento dos processos, motiva muito o ambiente de trabalho, pois as pessoas conseguem enxergar o processo completo, se percebem como parte de uma equipe e produzem mais. Atividades que antes eram consideradas massantes, hoje são simples e trazem satisfação para quem as executa."

Cristina Schwinden Secretária de Administração - Prefeitura de Palhoça

130.279

documentos
oficiais
emitidos

623

usuários

R$6.483,80

Potencial de
economia/mês

48.000

pessoas
atendidas


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