Critérios técnicos para adoção de soluções em Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para Prefeituras

Confira neste artigo o que é realmente essencial para melhorar a comunicação e economizar recursos públicos adotando documentos eletrônicos.




Publicado em em Tecnologia e Mudança

A comunicação e os documentos em grande parte das repartições públicas no Brasil é baseada no papel: impressões, cópias, distribuição e armazenamento em arquivo morto. Atualmente já existem sistemas que organizam e dão total segurança para as informações e também colaboram para uma significativa redução de papel circulante no dia a dia. A escolha de um software para um órgão público não é a tarefa mais fácil, muitos aspectos precisam ser levados em conta para o processo que visa simplicidade e transparência não se transformar em um problema ainda maior que o papel.

Nota-se também uma grande quantidade de papel presente no arquivo morto das organizações, necessitando assim de uma forma compartilhada, rápida e fácil para ter os documentos sempre em mãos.

Para endereçar a este problema, juntamos várias características que precisam ser levadas em consideração no processo de informatização da comunicação, no gerenciamento eletrônico dos documentos (GED) e também do atendimento à população:

Simplicidade

Não é necessário reinventar a roda, a solução adotada deve respeitar as necessidades específicas da entidade, aproveitando todas as rotinas de comunicação que já estão estruturadas como: Memorandos, CI's, Circulares, Ouvidoria e Controle de Processos. Tudo isso deve ser integrado ao e-mail institucional para um melhor controle e padronização dos processos.

Segurança jurídica

Para processos e documentos mais delicados, faça questão de assinar digitalmente os documentos em padrões homologados pelo ICP-Brasil. Desta forma, despachos físicos, malotes de entrega em múltiplas vias de papel não são mais necessários.

Escaneamento de documentos antigos em papel para meio eletrônico

É realmente necessário? Procure primeiro informatizar e organizar do dia atual para frente, quando tudo estiver 100%, volte e refaça esta pergunta. Esta rotina é muitas vezes cara, árdua e demorada. Dê prioridade para a comunicação do dia a dia.

Sistemas em nuvem / cloud

Nos dias de hoje, não faz mais nenhum sentido hospedar sistemas na estrutura interna do órgão pois as conexões com a Internet estão ficando cada vez melhores, inclusive em cidades remotas, e a segurança de um data center certificado, robusto e confiável é inquestionável. Sem levar em consideração que não é necessário nenhum investimento em infra-estrutura por parte do cliente, basta ter computadores comuns para utilizar.

Migração / Dados de outros sistemas

Nada deve ser perdido na transição entre tecnologias! Se você possui um sistema onde era registrado atendimentos, processos e documentos, esta informação é muito valiosa para sua organização. Exija que novos sistemas e aplicativos aproveitem integralmente seus dados e os apresentem de forma simples e clara, sem perder nem truncar nada.

Implantação e capacitação remota

Atualmente existem uma série de ferramentas que servem para capacitar profissionais remotamente, sem a necessidade de deslocamentos físicos: passagens de avião, diárias, hospedagem para cursos, etc. Todo o conteúdo pode ser consumido em forma de vídeos, aulas, workshops, cursos, webinários, seminários online, sem desperdício de recursos públicos. Ferramentas também devem oferecer Centrais de Ajuda para que novos funcionários consigam se capacitar sem a necessidade de treinamentos presenciais, que geralmente não são grátis.

Disponibilidade

A solução deve estar sempre disponível para ser utilizada: 24 horas por dia, 7 dias por semana e 365 dias por ano.

Maior Produtividade

Procure solução que integrem os setores e não os distanciem: trabalho em equipe é a chave para o sucesso e é dever do gestor valorizar os integradores, aquelas pessoas que são os pontos chave da organização. Trabalho em conjunto por meio de documentos compartilhados é a melhor solução para evitar informações isoladas e dados divergentes. Imagine se uma conta de e-mail é excluída, se um disco rígido ou pen-drive queima? Muito trabalho perdido e informações perdidas.

Transparência

Todos os processos devem ser claros para todas as partes, promovendo a interação constante em busca da solução. Os envolvidos devem ser notificados automaticamente a cada nova tramitação para evitar esquecimento. Avisos por e-mail e SMS são fundamentais para dar o senso de momentaniedade aos pedidos da população e demandas internas.

Páginas públicas e dashboards com estatísticas para gestores

Ter uma página pública onde um compilado de informações sobre atendimentos da Prefeitura resolvidos, gráficos e estatísticas do órgão nos dias de hoje é fundamental, já que todos estão conectados a maior parte do tempo e estes dados comprovam que a população está sendo bem atendida.

Mobilidade

Os servidores públicos devem ter a possibilidade de acessar e movimentar documentos e informações relevantes de diversos locais, enquanto esperam uma reunião, num intervalo de almoço, etc. Nos dias de hoje é inaceitável que um problema só seja resolvido por uma única pessoa de dentro de uma única sala.

Indicadores de Gestão

Ter em mãos dados fundamentais dos atendimentos prestados por todos os setores da organização é de vital importância.

Interface Amigável

As soluções adotadas devem ser de fácil entendimento e rodarem na WEB, sem mais sistemas antigos que ficam instalados em máquinas únicas, limitando assim o acesso às informações.

Georreferenciamento

Todas as demandas devem ser vinculadas no mapa para melhor entendimento.

População bem atendida

Faça questão de avaliar o atendimento: Como a população está se sentindo com o atendimento realizado pela Prefeitura como um todo? Uma nota de 1 a 10 pode ser bem reveladora.

Suporte

É necessário que qualquer problema relacionado à solução seja atendido em um regime de SLA bem restrito, 4 ou 8 horas dependendo da questão. O município não pode parar por "problemas no sistema", em 2016 isso é inaceitável.

Atualização constantes

É também necessário que a ferramenta esteja em constante evolução e atualizações para não ficar defasada, como sistemas antigos que são instalados nos computadores e esquecidos.

Custo x Benefício

Esse é um ponto essencial para a tomada de decisão. A solução escolhida deve oferecer formas de economia, simplificando e otimizando processos a base de papel, impressões e cópias.


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