Contratar Software na Prefeitura? 10 Dicas para acertar sempre!

Dicas para levar em consideração antes de implantar qualquer software na Organização.




Publicado em em Tecnologia e Mudança

A contratação de softwares para a administração pública é sempre uma decisão delicada que deve obedecer alguns aspectos para minimizar a possibilidade de rejeição. Você provavelmente já passou pela desagradável situação de contar com um "sistema que não pega" ou que demora a inicializar nas máquinas disponíveis na prefeitura. Bem, essas situações são reconhecidas Brasil a fora e pedem urgentemente que medidas sejam tomadas para transformar o dia a dia mais eficiente.

Mas como saber o que observar na hora de contratar um software que será usado na secretaria, no gabinete ou mesmo aquele que integre todos os setores da gestão pública? A 1Doc criou 10 passos que vão, de fato, lhe ajudar a contratar sem erro o melhor software para a prefeitura.

#1. Objetivos

A contratação de um software é como se fosse a compra de um remédio. Você não toma remédio para o estômago quando está com enxaqueca, certo? Com os softwares é o mesmo.

O primeiro passo para acertar na hora de contratar um software para a prefeitura é definir com clareza e objetividade qual a “dor que ele elimina”. Pra que o novo software será usado? A necessidade é de uma plataforma para tornar a comunicação interna mais ágil ou para gerir o estoque de materiais? Procure focar em soluções que resolvam a sua necessidade: se você precisa de uma plataforma de email, por exemplo, foque em softwares que ofereçam uma solução para emails.
E aquelas que parecem melhores porque oferecem um sistema que envia email, vídeo, desenha, faz apresentação, lista de compras, etc? Fuja delas! Cada software tem a sua especialidade por uma razão, use isso a seu favor.

#2. Conte com especialistas

Contrate especialistas sem medo, pois a improvisação é um risco desnecessário e que você não quer correr. A necessidade é um sistema de RH? Então não busque por empresas que possuem sistema de consultas que podem ser adaptadatos para uso no RH. O risco do funcionamento não ficar correto e prejudicar os setores envolvidos pode virar uma grande bola de neve e piorar na hora de migrar para um sistema especializado.

#3. Entenda a sua estrutura

Algumas ferramentas são inegavelmente excelentes e contribuem muito com a gestão, porém é preciso estar atento aos requisitos para instalação, manutenção e uso desses softwares. Comumente acontece de ser instalado um programa que necessitava de um  componente X ou uma disponibilidade de conexão que a prefeitura não possui. O resultado disso é um software que ficará parado e uma contratação que não resolveu o problema e, o pior, ainda tomou tempo e dinheiro.

#4. Integração

É possível que o seu novo software requeira algumas integrações com as ferramentas que a prefeitura já possui. Essas integrações devem ser feitas pela empresa contratada em conjunto com os setores responsáveis da prefeitura, pense nisso na hora de contratá-las e procure somente por empresas que estejam dispostas a integrar, sem causar transtornos. Se o foco é o atendimento, procure ferramentas que integrem todas as fases do atendimento e evite criar múltiplas ferramentas para resolver um único problema.

#5. Converse com os especialistas da sua equipe

Esse passo é bem simples e um dos mais importantes na hora de escolher um novo software. Você não sabe para que serve a plataforma contratada ou se ela resolve o problema que deveria resolver? Então chame técnicos especialistas para opinar. Acredite, isso economizará tempo e dinheiro.

#6. Invista em Sistemas Web

Você provavelmente é um grande usuário de sistemas que operam quase exclusivamente na “nuvem”. Google Drive, Gmail, Droopbox, iCloud e outros tantos serviços que usamos quase diariamente são, essencialmente, softwares que rodam “na nuvem”, ou seja, não dependem de um único equipamento para serem acessados.

Hoje tudo está sendo convertido para o browser. Nesse modelo cabe ao fornecedor da aplicação todas as tarefas de desenvolvimento, armazenamento, manutenção, atualização, backup, escalonamento, etc. O usuário não precisa se preocupar com nenhum desses aspectos, apenas em acessar e utilizar. A facilidade e acessibilidade é a essência desse tipo de serviço, ou seja, não há razão para não dar preferência a essa característica.

#7. Suporte

Motivo de preocupação entre 7 a cada 10 contratantes o suporte é indispensável! Algumas empresas cobram pelo suporte do que vendem e acabam gerando desconfiança em seus contratantes, afinal eles estão “ganhando em cima de problemas que provavelmente eles próprios criaram”. Evite ao máximo este tipo de fornecedor e procure se vincular àqueles que oferecem um suporte de qualidade e irrestrito as suas necessidades.

#8. Teste

Veja o sistema funcionando antes de investir. É comum a venda de “beta softwares”, que são aqueles que não estão totalmente prontos quanto as funcionalidades prometidas. Por isso procure soluções que realmente estejam prontas e que não seja necessário adaptações futuras.

#9. Saiba diferenciar os Beta’s das Atualizações

Um sistema que promete o mapeamento em tempo real mas que ainda não oferece (ou a oferece com algumas limitações) é Beta; um sistema que já tinha um mapeamento básico e passou a oferecer geolocalização para os seus usuários sem cobrar por isso passou por atualização. Não se deixe enganar.

#10. Compre um software default

Você encontrou um software excelente. Testou o sistema antes de investir, entendeu as integrações necessárias e obteve boas recomendações de especialistas diversos. Tudo indica que é a melhor opção, mas antes, observe um último ponto: O software ficará disponível para uso a partir de quanto tempo depois da contratação?

O softwares com sistema default são os melhores. Quanto mais um sistema funcionar em default, sem ser necessário meses de configuração, melhor ele se sairá. Esse é um ponto crucial para garantir o sucesso da contratação.


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