A importância de documentos eletrônicos para evitar a informalidade das solicitações em Órgãos Públicos

Uma visão geral sobre a importância de registrar as informações devidamente e evitar ruídos de comunicação.





"Boas cercas fazem
bons vizinhos."

Muitos já escutaram essa frase, ela carrega todo um processo embutido que se fosse uma rotina em nossas vidas ou carreiras, pouparia muito tempo. Bom ou ruim, é melhor que todos saibam a situação real o quanto antes.

Registrar as solicitações eletronicamente é uma maneira de reduzir a informalidade

Portanto é necessário que boa parte da rotina de trabalho, decisões e tarefas oriundas de reuniões sejam devidamente registradas, criando rotinas sustentáveis e organizadas de Governo Eletrônico. Isso evitará que, no futuro, criem-se situações fora de controle e sem poder comprovar todas as informações. Na época em que aconteceram tinha-se este controle e esta possibilidade, mas agora encontra-se perdido pois nada foi documentado de forma segura, confiável e oficial.

O registro pontual é importante para deixar clara a intenção, mas muito mais importante é limitar a responsabilidade, um exemplo: "Através deste autorizo a entrada do Sr. José João, Identidade 323.982, no dia 12/03/16, das 15h às 16h no térreo para manutenção do ar condicionado na sala 15." Sua responsabilidade não mudou em nada, mas limitou muito, e em nenhum momento deixa que o serviço não aconteça.

O papel é frio e de fácil extravio, só vai valer o que estiver documentado, é evidente que você pode conversar com as pessoas para resolver situações, inclusive do passado, mas fica muito mais fácil e seguro ter os documentos a poucos cliques de distância e de forma segura. Uma redação um pouco mais elaborada e fiel, pode lhe dar muita tranquilidade.

Exemplos práticos
no dia-a-dia de
Órgãos Públicos

  • Sabe aquela compra que lhe foi solicitada por uma outra pessoa, e ela pediu para que você fizesse? Então, ela pode futuramente ter algum problema, um medicamento não eficaz, uma tomada sem a certificação do Inmetro e por aí vai, mas no pedido de compra vai aparecer você como solicitante e até explicar que foi um pedido do seu outro chefe, decidido em reunião pois tal coisa era necessária… vai tempo. Se o pedido tivesse sido registrado de forma correta, seriam inseridas poucas palavras: “Atendendo ao pedido do Sr. José João…, a compra foi efetivada em data tal”. Simples, está documentado e é sustentável.
  • Imagine você sendo responsável por uma ambulância, os pneus estão desgastados, e ela sofre um acidente com uma vítima fatal. Primeira coisa que será visto, serão os pneus, vão estar carecas, de cara a responsabilidade vai para você e a pergunta será inevitável: "Por que a ambulância estava nessa situação?" Como você irá responder? "Eu já tinha falado para comprar pneus novos". Pode até ser que convença a autoridade policial, mas se você, no momento do questionamento mostrar um documento mostrando que há 60 dias já havia solicitado a compra de pneus e informado a situação de risco do veículo, a coisa muda de figura. Não estamos aqui entrando no mérito do direito, mas que a situação muda, muda com certeza.

Segundo a Wikipedia, um documento é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las. Desta forma, as informações das Organizações devem estar seguras, bem organizadas e de fácil acesso a todos com a permissão de acessá-las. A comunicação oficial está cada dia mais presente na rotina de trabalho e deve ser estruturada o quanto antes para evitar transtornos futuros.


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