Comunicação interna: 5 dicas para enviar memorandos

Um resumo de como fazer a comunicação interna fluir em órgãos públicos

Uma boa comunicação é muito importante.

Quando você redige um memorando, você está, querendo ou não, se expondo e principalmente o seu setor, para evitar os eventuais “erros de comunicação” listamos algumas dicas importantes:

1. Saiba o que você quer comunicar e seja focado

Antes de qualquer coisa, é necessário que você saiba qual a mensagem que você deseja passar e ir direto ao ponto. Evite dar voltas, fazer elogios em demasia, ou escrever um memorando que trate de mais de 2 assuntos. Caso hajam vários assuntos a serem tratados, é preferível enviar vários memorandos.

2. Seja claro

Quando não escrito corretamente, dificulta a solução do memorando. Portanto, leia, releia e, se for o caso, peça para alguém ler o memorando antes de enviá-lo – às vezes na correria escrevemos do jeito que estamos pensando, mas não da maneira clara o suficiente para outra pessoa entender.

3. Faça com que a linha “Assunto” seja útil.

Um bom assunto fornece um bom resumo quanto ao conteúdo do memorando, preparando o leitor rapidamente.

4. Fique atento aos destinatários

Uma das piores situações é quando você envia ou encaminha o memorando para os setores errados. Confira mais de uma vez a lista de destinatários para evitar esse tipo de constrangimento.

5. Avise sobre os anexos

Quando o memorando se refere a um documento ou arquivo específico, ou que contenha folha de rosto, por mais que para você isso seja óbvio, para o destinatário pode não ser. Portanto, não esqueça de citar algo como “conforme segue em anexo”, para não deixar ninguém sem entender e não dificultar a posterior solução.